지난 시간에 걱정거리를 다루는 법에 대해서 알아봤고,
이번에는 할 수 있는 일들을 처리하는 법을 알아보자.
무엇이든 자신이 정한 원칙 아래에서 체계화(순서화) 한 방법을
이용한다면 복잡한 일들을 기계적으로 처리할 수 있게 된단다.
오랜 시간 전에 어딘가에서 본 것과
* 어떠한 방법이었는지 정확히 기억은 나지 않는다…
아빠가 스스로 해오던 방법들을 적당히? 버무린 방법이란다.
지금 당장은 너희에게 도움이 될지 모르겠지만,
언젠가
해야할 일들을
누락 없이 계획하고,
그 중의 우선 순위를 정하고,
마무리 하는데 있어
도움이 될거라 믿는다.
꼭 똑같이 방법을 따라하려 하지 않아도 좋아.
너희의 상황에 맞게 조절하면 돼.
준비물
한달, 한주, 하루 단위로 기록할 수 있는 수첩(다이어리) 혹은 일정 관리 컴퓨터 프로그램
* 아빠는 주로 컴퓨터 프로그램인 MS Outlook의 ‘일정‘ 기능과 ‘할 일 모음 목록‘기능을 이용했다.
* 월, 주, 일 플래너 예시 (한꺼번에 들어있는 수첩으로 꾸며진 모양은 아무래도 좋다)
1. 일거리들을 다 메모한다.
절대 머리속에 그 많은 일들을 다 담으려고 해서는 안돼.
사람의 기억력은 완벽하지가 않기 때문에 그렇다.
해야할 일들, 주어진 일들, 할 수 있는 일들을 전부 메모해야 한다.
그래야 쌓여있는 일에 대한 걱정이 줄어들면서 머리는 한결 가벼워지고,
대신 지금 해야하는 일들에 대해 집중 할 수 있다.
그리고 모아진 일들은 가능하면 하루 두번 2단계, 3단계로 넘어가도록 하는 게 좋다.
* 아빠는 11시(오전 마감전), 17시(오후 마감전)에 2단계, 3단계로 넘어가도록 했다.
메모된 일들이 내일로 넘어가서는 안된다.
해야할 일들이 정리되지 않은 채 계속 쌓여 너희를 힘들게 할 것이기 때문이야.
2. 단순한 작업인지, 계획이 필요한 일인지 생각한다.
우선, 불필요한 일이라고 생각이 들면 그 일은 과감하게 제거한다.
그리고 나서는
시작하면 바로 앉은 자리에서 끝낼 수 있는 단순한 작업인지,
목표를 달성하기 위해서는 해야할 다른 작은 일들이 필요한 것인지,
구분한다.
3. 계획 단계
3-A. (계획이 필요한 일) 목표 달성을 위한 작은 일들을 목록화 한다.
이럴 때는 단계별로 이뤄져야 하는 일들이 대부분이야.
작은 일들이라는 조각들이 맞춰져야 목표가 달성되는 일이지.
그 작은 일이 해결하는데 2시간이 넘게 걸릴 것 같다면,
하루에 2시간을 넘지 않는 더 작은 일로 나눈다.
* ‘2시간’이 아빠가 집중해서 최대 효율을 낼 수 있는 시간이라고 생각했고,
하루에 처리할 일이 하나만 있는 것이 절대로 아니었기에 ‘2시간’이라는 기준을 설정했었어.
자신에게 맞는 시간으로 조정하는 것이 좋다.
이렇게 나뉘어진 작은 일들의 목록을 해야할 시간의 순서대로 정리한다.
그리고 그 작은 일들 각각 해버릴 날짜를 함께 적어 둬.
마지막으로 수첩의 각 날짜에 맞는 페이지에 해야할 일들을 적어둔다.
3-B. (단순한 작업) 처리할 날짜에 바로 옮겨 적어둔다.
이 일의 목표를 달성하는 데 다른 작은 일들이 필요가 없기 때문에
가능한 빠른 날짜 중에 시간적으로 여유가 있을 것으로 보이는
날짜에 맞는 페이지에 해야할 일을 기록한다.
3-C. (위임) 다른이의 협조가 필요한 일, 혹은 맡길 일을 고른다.
이 부분은 하는 일(직업), 자신의 위치에 따라 매우 다르므로 일반화 하기는 어려워.
아빠는 주로 협조가 필요한 일, 또는 지시할 일들을
원하는 목표 기한 하루 전 날짜에 적어두었고, 그 진행상태를 수시로 확인해야 했다.
이 단계에서 바로 협조할 일, 지시할 일을 필요한 자료와 함께 요청(지시)한다.
그리고 기한 날짜에 맡은 사람과 일을 함께 메모한다.
3단계 ‘계획 단계’에서 중요한 것은 일을 멀리 미루지 않도록 해야 한다는 것이다.
(가능하다면) 일자가 멀어도 미리미리 해두도록 계획하는 것이다.
그래야 부족한 부분이 없는지 중간 중간에 보완해나갈 수 있어.
4. 실행 단계
월간, 주간에 해야할 일들의 표를 우선 훑어본다.
혹시 놓친 부분은 없는지, 계획이 부족하진 않은지 빠르게 살펴보는 거야.
그리고 오늘 날짜 페이지에 집중한다.
4-A. 5분 내에 할 수 있는 일
가능한 빠른 시간 내에 바로 완료해 버린다.
보통 완료하기 쉬운 일이며, 하고나면
성취감과 함께 뭐든 해낼 수 있는 기분이 든다.
4-B. 집중이 필요한 일
2시간(자신이 최대 집중, 최대 효율을 낼 수 있는 시간)을 넘기지 않는 범위에서 끝내려고 노력한다.
5분 내에 할 수 있는 일들을 다 처리했기 때문에
작은 일들 때문에 흐름을 방해받지 않게 되고,
작은 일들로 얻은 성공의 기분으로 인해 효율이 좋으며, 집중이 수월하다.
4-C. 다른이에게 맡긴 일을 추적한다.
너무 자주 확인하면 상대방에게 부정적인 감정이 들게 만들고,
너무 확인하지 않으면 일이 제대로 진행되지 않는 경우도 종종 있다.
개인적인(사적인) 부탁이 아니라면,
당당히 요청(요구)해야 하는 일이므로 너무 어려워해서는 안된다.
일을 그르쳤을 때 돌아오는 대가가 더 크다는 사실을 명심해야 한다.
4-D. 수시로 새롭게 들어오는 일들을 정리하도록 한다.
수시로 1~3단계를 수행한다는 뜻이다.
익숙해지면 생각보다 시간이 소요되지 않는다. 마치 또다른 4-A와 같아.
4단계의 중요한 사항은,
쏟아지는 일들을 처리해 나갈 때, 가장 효율적으로 빠르게 처리를 해나가려고 노력해야 한다는 점이야.
안되는 일을 붙잡고 늘어지거나, 당장 처리할 수 있는 일을 미룬다거나,
해야할 때 집중하지 않고 다른 일에 신경이 빼앗기는 걸 얼마나 잘 통제하느냐가 관건이지.
이렇게 집중해서 효율적으로 일을 해나가다 보면,
나의 시간을 잡아먹는 비효율적인 일들이 보이기 시작할거야.
그때가 개선이 필요한 것을 발견하고, 가능성을 찾아야 할 때란다.
5. 하루의 마무리
다음날의 해야할 일을 살펴본다.
내일의 4-A에 해당하는 일 중에서 오늘이라도 할 수 있는 일은 바로 처리해버린다.
다음날 좀 더 쉽게 하루를 시작할 수 있게 돼.
주간, 월간 계획을 한번 다시 살펴본다.
계획을 조정해야 할 일이 있는지,
빼먹은 일이 없는지,
마음의 준비를 해야하는 큰 일이 있는지 등등
가까운 미래를 미리 준비하는 거란다.
여기까지가 아빠가 어떤 일을 하든 해 온 방법이야.
아빠도 완벽한 사람이 아니기에 실수를 많이 했고,
실수를 다시 하지 않기 위해 방법을 생각해내고,
또 다른 실수를 하면 수정하면서 만들어낸 아빠만의 방법이란다.
그럴수록 아빠는 아빠의 기억력을 믿지 않으려고 했단다.
가능하다면 항상 적어 놓고, 머리를 가볍게 하려고 노력했어.
필요하면 언제든지 수첩(프로그램)을 열어 보면 다시 다 기억할 수 있으니까.
너희들도 아빠의 방법을 읽어두고,
너희들만의 방법으로 변화시켜 생활에 적용시켜 보렴.
그런 노력이 귀찮다면,
그냥 아빠가 하라는 대로 해도 좋아. 손해보는 일은 아닐거라고 생각해.
컴퓨터 프로그램을 이용하는 방법은
너희가 아빠에게 알려달라고 말하면 알려줄게.
자, 오늘 하루도 힘내보자.
